Toda empresa moderna requiere de un sistema contable y administrativo eficiente, en el mercado existen cientos de programas informáticos para hacer la vida más fácil del contador o administrador, los cuales han encontrado en las nuevas tecnologías un apoyo fundamental en sus actividades, lo mismo pasa con cualquier departamento de compras que se aprovecha de la nueva revolución del comercio electrónico para adquirir material papelería por ejemplo.
El material de oficina y productos de papelería son indispensables para el desarrollo operativo de cualquier empresa, las cuales en todos sus ámbitos desean ahorrar tiempo y dinero, además de tomar decisiones acertadas. En ese sentido, el material de papelería tiene un proceso administrativo compuesto en dos fases, las compras y el registro contable, ya establecimos una modalidad de compra online como la más eficiente de la actualidad, ahora veremos cómo se contabiliza.
Empresa privada
En la empresa privada todo el material de oficina es considerado un gasto, es decir figura en el estado de resultados en la sección de gastos operativos o de administración, lo cual implica una resta dentro de las utilidades brutas de ventas de la empresa.
A tratarse de una erogación se registra tanto en el libro de compras, como en el mayor y el diario, ambos obligatorios de llevar, los gastos son una partida acreedora, por tanto, aumenta por el “haber” y disminuye por el “debe”, y su contraparte siempre estará relacionada a un activo financiero “caja” o “banco” si se paga de contado y a un pasivo “cuentas por pagar” si se trata de una compra a crédito.
Los materiales de oficina no forman parte del costo de producción, salvo que estén directamente relacionados con una industria o formen parte de los materiales de elaboración, en ese caso, conforman los elementos del coste bien en materia prima o costes indirectos.
Empresa pública
Las empresas públicas trabajan la contabilidad en base a presupuestos por partida, existiendo una partida específica para gastos de papelería, la cual en primer lugar se compromete un monto del saldo, como primer asiento, luego se registra el causado que es cuando se recibe el producto y finalmente se registra el pagado como tercer momento del gasto.